Zo stel je een kantoorinrichting samen

Wij zorgen ervoor dat je niks vergeet

Het creëren van de perfecte kantoorinrichting is geen gemakkelijke taak. Er zijn veel verschillende aspecten waar men rekening mee moet houden. In een kantoor werken verschillende mensen met verschillende smaken. 

Uiteindelijk is datgene wat bepalend is voor de inrichting van het kantoor de huisstijl van het bedrijf. Een goede huisstijl straalt namelijk uit wat voor bedrijf het is en waar ze voor staan. De kantoorinrichting is een verlengstuk hiervan. Naast de verschillende smaken zijn er ook nog wettelijke eisen waar een kantoor aan moet voldoen. Deze wettelijke eisen hebben onder andere te maken met de gezondheid van de medewerkers die er werken. Kort gezegd moet het een ergonomische werkplek zijn.

Klik op de linkjes in onderstaande inhoudsopgave om direct te lezen over de onderwerpen die voor jou relevant zijn. Wil jij volop inspiratie opdoen voor jouw kantoorinrichting? Ga er dan goed voor zitten en laat je inspireren door de complete blog!

1 Ergonomie: de steunpilaar van elke kantooromgeving
2 Kies het juiste kantoormeubilair
2.1 Ergonomische bureaustoelen
2.2 Ergonomische bureau’s
2.3 De deskbike voor meer beweging
2.4 Meer privacy met scheidingswanden
2.5 Kantoorkasten als opslagplaats
2.6 In alle rust bellen met een telefooncel 
3. Ga voor een duurzame kantoorinrichting
3.1 De juiste verlichting op het kantoor
3.2 Zorg voor voldoende zuurstof met kantoorplanten
3.3 Kies de juiste prullenbakken
3.4 Vervang de plastic bekers
4. Veel gemaakte fouten
4.1 Het kiezen van een vaste kantoorinrichting
4.2 Het creëren van teveel werkplekken
4.3 Aanschaf goedkope kantoormeubelen

1 Ergonomie: de steunpilaar van elke kantooromgeving

Ergonomie is de steunpilaar van elke kantoorinrichting en dit is niet voor niets. Het eerste waar mensen vaak aan denken als ze ergonomie horen is de juiste bureaustoel en het juiste bureau. Ergonomie gaat echter nog een stuk verder dan de zojuist genoemde meubels. Uiteraard dienen de bureaustoel en het bureau juist te zijn ingesteld, anders heeft de medewerker al snel last van fysieke klachten. Naast die directe aspecten van ergonomie op de werkvloer zijn er ook minder voor de hand liggende zaken die invloed hebben op het welzijn van de medewerker. Denk hierbij aan zaken als:

  • De gevoelstemperatuur in de kantoorruimte
  • Geluiden op het kantoor
  • Sfeer in de kantoorruimte
  • Voldoende planten 
  • Het type licht dat er wordt gebruikt

Ergonomie is dus de pilaar van elke kantooromgeving. Ongeacht hoe mooi het is ingericht, als de medewerkers zich er niet fijn voelen, zal dit niet goed zijn voor de productiviteit en uiteindelijk het bedrijf.

2 Kies het juiste kantoormeubilair

We weten nu hoe belangrijk het juiste kantoormeubilair is voor iedere kantoorinrichting. Zoals je net hebt gelezen is het namelijk niet alleen bevorderlijk voor het uiterlijk maar ook voor de gezondheid van de medewerkers. Er zal daarom per kantoormeubel worden vertelt waar het goed voor is het hoe het juist wordt ingesteld. Kortom, goed kantoormeubilair is gewoon een must voor ieder bedrijf.

2.1 Ergonomische bureaustoelen

Het is voor de hand liggend dat een verkeerd ingesteld bureaustoel voor veel klachten kan zorgen. Een kantoorinrichting moet daarom over de juiste ergonomische bureaustoelen beschikken. Maar hoe komen deze klachten nou precies tot stand? Ieder zijn wervelkolom bestaat uit wervels en tussenwervelschijven. Wanneer iemand verkeerd zit, wordt de belasting op de spieren  ongebalanceerd. Er ontstaat een piekbelasting aan één kant van de wervels. Hierdoor slijt de tussenwervelschijf wat kan leiden tot een hernia in de onderrug. Het sleutelwoord is dus evenwicht. Wanneer er een correcte zithouding wordt gehanteerd, is de stress op het lichaam gelijk verdeeld. Hierdoor raakt er niks overbelast. Een bureaustoel moet dus goed worden ingesteld, maar dit is niet bij elke bureaustoel mogelijk.. De volgende onderdelen van een bureaustoel moeten kunnen worden versteld voordat het een ergonomische bureaustoel is:

  • De hoogte van de zitting  
  • De zitdiepte
  • Hoogte van de rugleuning
  • Armleuningen instellen

Dit zijn dus veel factoren die allemaal bijdragen aan een correct zithouding. Hoe een bureaustoel optimaal wordt ingesteld kun je hier terugvinden. 

Ergonomische bureaustoel

2.2 Ergonomische bureau’s

Een goed ergonomisch bureau is minstens zo belangrijk in een kantoorinrichting als een ergonomische bureaustoel. Zo kan een te hoog ingesteld bureau de schouders belasten doordat de medewerker constant met opgehaalde schouders werkt. Het is daarom van belang dat het bureau een hoogte heeft die steun biedt aan de schouders maar de schouders ook de mogelijkheid geeft om te hangen. Een bijzonder ergonomisch bureau is een zit-sta bureau. Over het algemeen brengen mensen die werkzaam zijn in een kantooromgeving te veel tijd zittend door. Een zit-sta bureau brengt hier verandering in. 

Zoals de naam al weggeeft, is een zit-sta bureau een bureau waar zowel vanuit een zittende positie als een staande positie gewerkt kan worden. Net zoals veel ergonomische bureaus kan ook dit bureau worden versteld in hoogte. Echter, een zit-sta bureau kan zo ver omhoog dat staand werken een mogelijkheid wordt. Een zit-sta bureau wordt steeds populairder en is eigenlijk niet meer weg te denken uit hedendaagse kantoorinrichtingen.

2.3 De deskbike voor meer beweging

Een ergonomische bureaustoel en de juiste zithouding kan veel lichamelijke klachten voorkomen. Echter, een deskbike tackelt ook het probleem van overmatig zitten en zorgt ervoor dat medewerkers in beweging blijven tijdens het werk. Eén van de grootste spiergroepen in het menselijke lichaam bevindt zich in de bovenbenen. Een deskbike zorgt voor een betere doorbloeding doordat er een fietsende beweging wordt gemaakt tijdens het werken. Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat langdurig zitten veel gezondheidsrisico’s met zich meebrengt. Een deskbike is dus zeker iets wat toegevoegde waarde levert in een kantoorinrichting! Bekijk hieronder hoe een deskbike er in actie uitziet:

2.4 Meer privacy met scheidingswanden

Eerder is aangegeven dat één van de factoren die bijdragen aan een ergonomisch verantwoorde kantoorinrichting het geluidsniveau op de werkvloer is. Teveel geluid op de werkvloer kan namelijk zorgen voor gehoorbeschadiging. De werkgevers zijn verplicht om werknemers te beschermen tegen deze beschadigingen door te inventariseren waar het gevaar zich voordoet. Nu vindt geluidsoverlast in zulke mate meestal niet op het kantoor plaats maar het is nog steeds van belang dat er rekening wordt gehouden met geluidsoverlast. Op het kantoor wordt er namelijk vooral werk verricht waar veel concentratie voor nodig is. Geluiden van bellende medewerkers of printers die hele boekwerken uitprinten zijn dus niet ideaal.

Een oplossing hiervoor zijn de scheidingswanden. Deze wanden zorgen ervoor dat de medewerker zich volledig kan focussen op de taak die hij of zij toegewezen krijgt. Deze scheidingswanden houden namelijk geluid tegen en zorgen ervoor dat niet iedereen zomaar mee kijkt op het scherm. Dit is bevorderlijk voor de privacy en zorgt ervoor dat een medewerker zonder afleiding, productief te werk kan gaan. 

Stilte werkplekken

2.5 Kantoorkasten als opslagplaats

Op een kantoor zijn talloze documenten, papieren, gereedschappen, laptops etc. Deze wil je uiteraard niet laten rondslingeren. Kantoorkasten mogen dus zeker niet missen in een kantoorinrichting. Hoewel ze geen ergonomische functie hebben dragen ze bij aan de uitstraling van het kantoor. Niemand wil klanten ontvangen op een kantoor waar het een zooitje is. Naast het feit dat kantoorkasten functioneel zijn kunnen de juiste kasten een lust voor het oog zijn en de kantoorinrichting een prachtige uitstraling geven.

2.6 In alle rust bellen met een telefooncel

Zoals eerder uitgelegd is een onderdeel van ergonomie het voorkomen van geluidsoverlast en het realiseren van voldoende privacy voor de medewerkers. Een telefooncel is daarom een prima toevoeging aan uw kantoorinrichting. Deze zorgt ervoor dat medewerkers in alle rust kunnen bellen. Hierdoor worden er geen medewerkers meer lastiggevallen en kan iedereen zich focussen op zijn of haar eigen taak. Daarnaast is een telefooncel bevorderlijk voor de privacy aangezien de gesprekken in een afgesloten ruimte worden gevoerd en er dus niet kan worden meegeluisterd. Dit is handig wanneer er gevoelige informatie moet worden besproken.

Telefooncel dubbel

3 Ga voor een duurzame kantoorinrichting

Gelukkig zijn we tegenwoordig steeds milieubewuster bezig met z’n allen. En dat is maar goed ook als je kijkt naar de manier waarop de natuur in opstand komt. Een duurzame kantoorinrichting kan dan ook veel bijdrage aan een beter milieu en een betere samenleving. Het kost iets meer moeite maar je krijgt er ook een hoop voor terug. Onder andere het volgende draagt bij aan een duurzame kantooromgeving:

  • De verlichting op het kantoor
  • Voldoende planten 
  • Afval scheiden
  • Vervang plastic bekers

3.1 De juiste verlichting op het kantoor

Over het algemeen is de verlichting op het kantoor niet iets waar je veel over nadenkt. Pas wanneer het een keer uitvalt of er te weinig licht aanwezig is, valt het werkelijk op. Toch is het zo dat de juiste verlichting veel invloed heeft op het welzijn van de medewerkers en een duurzaam kantoor. Wanneer het te donker is op het kantoor, worden medewerkers al snel moe en daalt de productiviteit. Houdt met het inrichten van het kantoor dus rekening met de juiste verlichting. Een goede optie voor de verlichting is het gebruik van LED lampen (pagina over schrijven)

Naast de kunstmatige LED verlichting is het ook van belang dat er natuurlijke verlichting aanwezig is. Hierdoor worden de medewerkers energieker en fysiek actiever. Hierdoor zijn ze overdag productiever en slapen ze ‘s nachts beter. Zorg daarom voor voldoende ramen bij het inrichten van het kantoor. Plaats bijvoorbeeld geen hoge kasten voor ramen die natuurlijk licht kunnen blokkeren. 

3.2 Zorg voor voldoende zuurstof met kantoorplanten 

Iets wat zeker niet mag missen bij een goede kantoorinrichting is het gebruik van planten. Deze zorgen namelijk voor een natuurlijke sfeer en verhogen de productiviteit van de medewerkers. Mensen zijn nou eenmaal niet gemaakt om de hele dag binnen door te brengen. Een omgeving zonder enige vorm van groen is ook al snel deprimerend. Het gebruik van groen op de werkvloer kan op verschillende manieren. Een paar creatieve voorbeelden zijn:

  • Een verticale plant muur
  • Kruidentuintje
  • Indoor grasveld
  • Groene scheidingswanden

3.3 Kies de juiste prullenbakken

Ook prullenbakken zijn noodzakelijk bij het creëren van een mooie en functionele kantoorinrichting. De werkvloer moet schoon overkomen. Dit is niet alleen voor hygiënische redenen maar ook voor de uitstraling van het kantoor naar klanten toe. Echter, bij het kiezen van de prullenbakken is het handig om duurzaamheid in het achterhoofd te houden. De prullenbakken moeten uiteraard passen bij de rest als het aankomt op het uiterlijk. Maar het is ook belangrijk dat de prullenbak de mogelijkheid heeft om afval te scheiden.

Het scheiden van afval is namelijk een grote bijdrage aan een milieuvriendelijke omgeving.  Hierbij gooi je dus niet langer al het afval op één hoop maar verdeel je het. Het scheiden van afval met de juiste prullenbakken heeft voordelen als:

  • Minder verbranding van restafval
  • Minder uitstoot van CO2
  • Verminderd broeikaseffect
  • Bespaart grondstoffen
  • Afval scheiden bespaart geld

3.4 Vervang de plastic bekers

Bij veel kantoorinrichtingen wordt er nog gebruik gemaakt van plastic bekers die na één of twee keer gebruiken worden weggegooid. Dit is erg zonde en zorgt voor veel plastic afval. Kies er daarom voor om bij het inrichten van het kantoor bijpassende kopjes toe te voegen. Afval beperken helpt enorm om het milieu te ontlasten en daarnaast kosten te besparen.

4 Veel gemaakte fouten

Het vinden van de juiste kantoorinrichting is niet gemakkelijk. Dit werd in de intro al aangegeven en inmiddels weet je ook waarom dat zo is. Het is daarom niet gek dat er veel fouten worden gemaakt. De volgende 3 fouten zijn fouten die vaak worden gemaakt maar waar niet altijd over na wordt gedacht. Let dus op en zorg ervoor dat jij deze fouten niet maakt bij het inrichten van jouw kantoor.

4.1 Het kiezen van een vaste kantoorinrichting

Een veelgemaakte fout van ondernemers wanneer ze hun kantoor gaan inrichten is het kiezen van een vaste inrichting. Op het moment voldoet deze inrichting aan alle eisen en verwachtingen, maar dit kan over een paar jaar weer heel anders zijn. Het bedrijf kan namelijk groeien maar ook krimpen. Zorg daarom voor een inrichting wat flexibel is. 

4.2 Het creëren van teveel werkplekken

Een andere fout is het creëren van teveel werkplekken. Dit gebeurt vaak bij ondernemers die een kleine kantoorruimte hebben. Vaak wil je zoveel mogelijk mensen aan het werk kunnen zetten maar dit is niet altijd even handig. Teveel werkplekken zorgt er namelijk voor dat medewerkers te dicht op elkaar zitten. Dit kan leiden tot irritaties door bijvoorbeeld bellende collega’s of collega’s die flink op het toetsenbord tekeer gaan. Zorg daarom voor voldoende ruimte tussen de medewerkers in. Ook scheidingswanden kunnen hieraan bijdragen. Mocht er toch te weinig ruimte aanwezig zijn ga dan niet forceren maar zoek simpelweg een grote kantoorruimte.

4.3 Aanschaf goedkope kantoormeubelen

Er is veel geld te besparen wanneer je goedkope kantoormeubelen aanschaft. Niet elke ondernemer heeft immers hetzelfde budget. Het is echter toch een verstandige zet om niet op kantoormeubelen te gaan besparen bij het inrichten van een kantoor. Een goedkopere bureaustoel gaat bijvoorbeeld niet alleen sneller stuk maar zit ook een stuk minder goed dan een wat duurdere. Sommige zijn zelfs niet eens ergonomisch. Het is dus goed om na te denken over de kosten van de kantoorinrichting maar ga zeker niet besparen op de kantoormeubelen.

Genoeg theorie, aan de slag met de kantoorinrichting

Er is in deze blog veel besproken en als het goed is heb je nu alle richtlijnen en handvatten die nodig zijn om een goede keuze te maken wat betreft de kantoorinrichting. Bij Kuipers Kantoorinrichting geven we niet alleen advies maar beschikken we ook over een ruim assortiment kantoormeubelen. Wij staan je graag te woord en zijn benieuwd naar wat we voor elkaar kunnen betekenen. Mocht je nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op!

Het team van Kuipers Kantoorinrichting